Jak napisać komunikat prasowy

Media otrzymują setki komunikatów prasowych dziennie i muszą wybierać spośród wszystkich najważniejszych wiadomości, aby je informować. Dlatego podczas pisania i wysyłania komunikatu prasowego musimy zwrócić uwagę zarówno na treść, jak i formę. Ważne jest, aby ułatwić zadanie dziennikarzowi, aby łatwiej było mu opublikować informacje, które mu wysłaliśmy. Dlatego chcemy wyjaśnić, jak napisać komunikat prasowy.

Kroki, które należy wykonać:

1

Przede wszystkim należy zauważyć, że komunikaty prasowe mają obecnie format elektroniczny, wysyłane pocztą elektroniczną lub przesyłane na strony internetowe. Po dziś dzień komunikaty prasowe nie są już drukowane na papierze, ale dziennikarze i komunikatorzy mogą decydować według własnego uznania, czy muszą je wydrukować, czy nie.

2

Podobnie ważne jest, aby pamiętać, że komunikaty prasowe lub komunikaty prasowe powinny być interesujące dla dziennikarza lub tych, którzy je otrzymują, to znaczy, że mają do czynienia z ważnym lub wartym opublikowania wydarzeniem, które prowadzi ich do opublikowania informacji. Specjaliści od komunikacji otrzymują nieskończoną liczbę notatek każdego dnia i muszą wybrać, które z nich są najbardziej interesujące, więc będziemy musieli wybrać, co wysyłamy.

3

W momencie pisania komunikatu prasowego nie możemy zapomnieć o jego podstawowych elementach:

  • Posiadacz: musi być notorycznie i przyciągający wzrok, aby zapraszać do dalszej lektury, będzie wyróżniać się bryłą dużych i pogrubionych liter.
  • Podtytuł: choć czasami może być zbędny, służy do rozszerzenia informacji o tytule.
  • Data i miejsce publikacji: przed rozpoczęciem tekstu musimy określić, gdzie i kiedy ma miejsce informacja o notatce.
  • Treść informacji: tekst zostanie napisany w formie odwróconej piramidy, czyli z najbardziej istotnymi informacjami w pierwszym akapicie. Na odpowiedź 6 W należy odpowiedzieć: co, kto, jak, kiedy, gdzie i dlaczego.
  • Dane kontaktowe: minimalny adres e-mail i telefon jako dane kontaktowe, aby dziennikarz mógł się z nami skontaktować w celu rozszerzenia informacji w razie potrzeby.

4

Jeśli chodzi o rodzaj języka, którego powinniśmy używać, pisząc komunikat prasowy, powinien on być jasny i zwięzły, bez szczegółów, które komplikują późniejszą publikację wiadomości. Zdania nie powinny być zbyt długie, niejednoznaczne ani trudne do zrozumienia.

5

Bardzo ważne będzie również dbanie o wizerunek firmy podczas pisania komunikatu prasowego. W ten sposób można dołączyć logo lub spersonalizowane nagłówki, a także typografię korporacyjną, jeśli jest dostępna. Treść komunikatu prasowego będzie niezbędna, ale należy również zadbać o formę i projekt. W ten sam sposób można również podać informacje o firmie lub jednostce, aby dziennikarz mógł poznać misję, wizję i wartości.

6

Istotne będzie dostosowanie komunikatu prasowego do środków komunikacji, do których będziemy go wysyłać. Dlatego, jeśli jest to pisemne oświadczenie prasowe, bardzo właściwe będzie dołączenie obrazów, które można opublikować w wiadomościach, a jeśli będzie to dla radia, zdjęcia nie będą miały sensu, ale głos się rozciąga.

7

Jeśli chodzi o format pisania i wysyłania komunikatów prasowych, powinny one być dołączone do wiadomości e-mail, nigdy jako treść wiadomości e-mail lub wstawione jako obraz. Zalecamy również używanie formatów plików, które uniemożliwiają przemieszczanie tekstu - jak to może się zdarzyć w programie Word - i że dziennikarz otrzymuje je tak, jak je napisaliśmy; PDF będzie idealnym formatem. Ważne będzie również, aby odbiorca mógł kopiować i wklejać części tekstu, aby ułatwić sobie zadanie.

8

Musimy także zadbać o sposób wysłania komunikatu prasowego do dziennikarza, to znaczy, że zawsze bardziej efektywne będzie pisanie spersonalizowanych wiadomości e-mail dla każdego z nich, zwracając się do niego po imieniu. W ten sam sposób zaleca się przeprowadzenie kolejnej telefonicznej kontroli w celu zagwarantowania prawidłowego odbioru materiałów prasowych, a tym samym przypomnienie dziennikarzowi wspomnianych informacji.

Jeśli wysyłasz masę, musisz umieścić odbiorców w ukrytej kopii ; Nie popełniaj błędu, udostępniając publicznie e-maile dziennikarzy podczas wysyłania komunikatu prasowego.

Wskazówki
  • Nie wysyłaj notatek za każdym razem, gdy organizacja coś robi. Wybierz odpowiedni i warty uwagi moment.